Cómo hacer autofacturas a colaboradores

¿Qué es una autofactura en España?

Una autofactura es una factura que expide el destinatario de la operación (tú, la asesoría que paga la comisión) en nombre y por cuenta de quien presta el servicio (el colaborador). Fiscalmente la factura sigue siendo del colaborador: es él quien declara el IVA repercutido y el ingreso, aunque el documento lo hayas generado tú.

La figura está prevista en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que permite que la obligación de facturar la cumpla el destinatario o un tercero. No es una factura emitida por tu empresa a tu propio nombre, y por eso no debe mezclarse con tu serie de facturas de venta.

Requisitos para una autofactura válida

Los requisitos para una autofactura se resumen en tres: acuerdo previo, aceptación y contenido completo. Sin el acuerdo firmado, una factura hecha por ti a nombre del colaborador no tiene respaldo si Hacienda la revisa.

• Acuerdo previo por escrito entre la asesoría y el colaborador en el que este autoriza que le expidas las facturas.
• Un procedimiento por el que el colaborador acepta cada factura: por ejemplo, la recibe por correo y dispone de un plazo para comprobarla y dar su conformidad.
• Una serie de numeración específica por colaborador o para autofacturas, distinta de tus facturas emitidas.
• Los datos obligatorios de cualquier factura completa: datos fiscales de ambas partes, fecha, descripción (comisiones del periodo), base, tipo de IVA, cuota y, si procede, retención de IRPF.
• Una mención que deje claro que la factura está expedida por el destinatario.

¿Cómo se generan paso a paso las autofacturas a colaboradores?

El punto de partida es la liquidación cerrada del periodo: qué contratos ha aportado el colaborador, cuáles han quedado activos y qué comisión le corresponde por cada uno, descontando retrocomisiones si un cliente se ha dado de baja antes de plazo. Con esa cifra cerrada, la factura es casi un trámite.

En ContrataLux cada comisionador externo tiene su código, su QR personal y su porcentaje de comisión, y los contratos que entran por él quedan asociados. Al cerrar el mes tienes la comisión bruta, la neta y la repartida por contrato, y puedes exportarla a Excel para generar la autofactura en tu programa de facturación con el detalle que el colaborador va a revisar.

• Cierra la liquidación del periodo y revisa bajas y retrocomisiones.
• Genera el documento con la serie de autofacturas y los datos fiscales del colaborador.
• Aplica el IVA y, si el colaborador es profesional sujeto a retención, la retención que te indique tu asesor fiscal.
• Envíaselo con el desglose de contratos y espera su conformidad dentro del plazo pactado.

¿Cómo se contabiliza una autofactura?

Para la asesoría, la autofactura se registra como una factura recibida: es un gasto, no un ingreso. Las comisiones de agentes mediadores independientes suelen llevarse a la cuenta 623 del Plan General Contable, con el IVA soportado en la 472, la retención practicada en la 4751 y la deuda con el colaborador como acreedor hasta el pago.

El colaborador, por su parte, la anota en su libro de facturas emitidas y declara el IVA como si la hubiera hecho él. Confirma siempre el tratamiento concreto con tu gestoría, sobre todo si tus colaboradores son sociedades o tienen regímenes especiales.

¿Para qué sirve una autofactura en una red comercial?

Sirve para que la cifra que pagas y la que factura el colaborador sean la misma. Cuando cada captador hace su propia factura aparecen importes redondeados, contratos que él cuenta y tú no, o facturas que llegan tres meses tarde. Con la autofactura, el documento sale de tu liquidación y el colaborador revisa, no calcula.

También acelera el pago: si la conformidad llega en el plazo pactado, puedes pagar a todos los colaboradores el mismo día y tener el gasto contabilizado en el periodo correcto.